 |
| Manajemen: Buatlah Sederhana, Tapi Penting |
Referensi bisnis yang terbaik ialah teori yang telah anda prakteknya, begitulah kira-kira apa yang saya dapatkan dikala berdiskusi dengan kebanyakan rekan-rekan pengusaha yang boleh dikatakan telah menemukan formula bisnis yang sukses. Kegagalan ialah bukti anda dalam menciptakan progress, lantaran dalam setiap kegagalan anda akan terus menciptakan corrective action (upaya perbaikan) yang tanpa terasa anda telah menciptakan sebuah enrichment (pengayaan) pengetahuan dan pengalaman.
Belum tentu setiap teori akan berlaku untuk semua orang, lantaran setiap kondisi, latar belakang dan potensi akan merespon setiap input dengan cara yang berbeda. Hal inilah yang mengakibatkan anda akan mempunyai resep bisnis yang berbeda dengan bisnis orang lain meskpun di bidang yang sama. Akan ada persamaan, tapi niscaya banyak perbedaanya dan itulah yang mengakibatkan anda tidak bisa mencontek 100% dongeng sukses orang lain di bisnis yang sama. Jack Ma justru mengajak kita untuk mencar ilmu dari setiap kegagalan, lantaran setiap upaya perbaikan merupakan progress dari bisnis kita.
"Memulai usaha, melaksanakan trial & error dalam perjuangan untuk mencari suatu referensi atau formulasi bisnis yang terbaik serta anda mencatatnya."
Manajemen bisnis ialah sebuah upaya menciptakan pola-pola yang teratur dan dianggap terbaik (best practise) dari setiap pengalaman yang kita catat dan bukukan. Bukan rumitnya sebuah referensi yang kita cari melainkan sebuah kedinamisan yang teratur yang mempunyai kemampuan besar dalam merespon setiap kondisi bisnis, baik internal maupun eskternal yang terjadi dalam bisnis dan menghasilkan output yang sesuai dengan tujuan bisnis, yaitu profit.
Menyederhanakan SIstem
Dalam bisnis skala UMKM, yang paling sering dilupakan ialah menciptakan setiap rekaman atau catatan apa yang telah kita lakukan dalam setiap perjuangan dalam bisnis kita. Hal lain lagi yang dilupakan ialah menganalisa setiap rekaman dan catatan tersebut untuk melihat pola-pola kerja yang telah kita lakukan. Selanjutnya apa lagi? Menetapkan atau memutuskan referensi mana yang terbaik yang akan kita standard-kan dalam mengelola bisnis.
Mungkin sedikit terlihat rumit, namun bergotong-royong seorang manajer telah mempelajarinya hanya saja kurang begitu dalam memahaminya. Membuat pola, dan membukukan referensi tersebut sebagai mekanisme kerja dan standard kerja sehingga semua proses yang terjadi dalam bisnisnya menjadi terukur.
Semakin rumit referensi yang kita buat maka akan semakin rumit sistem administrasi yang akan kita hasilkan, oleh alasannya ialah itu upaya penyederhaan dengan konsep efisiensi dan efektivitas sangatlah dibutuhkan. Efisiensi dan efektivitas ini berlaku untuk sumber daya materi baku, SDM, waktu dan biaya.
Persiapan Bahan Baku
Menyederhanakan proses perolehan materi baku dan menyederhanakan materi baku itu sendiri merupakan sebuah kemampuan administrasi yang sangat penting. Semakin sederhana proses dan konten materi baku yang diperlukan untuk produksi akan memperlihatkan bantuan efisensi waktu dan biaya yang sangat signifikan dalam bisnis anda.
Menyederhanakan Proses Produksi
Alur proses produksi yang semakin pendek akan banyak memperlihatkan laba efisiensi waktu dan biaya bagi perusahaan. Kemampuan penataan lay out produksi yang benar dan efektif diperlukan oleh seorang menajer produksi atau pelaku UMKM.
Dengan alur proses yang sederhana dan benar, maka proses produksi akan lebih terkendali dan terukur baik waktu maupun, biaya maupun SDM yang dibutuhkan. Kapasitas produksi dan delivery time pun bisa dengan lebih akurat ditentukan kalau alur proses produksinya lebih sederhana.
Dengan alur yang lebih sederhana, upaya perencanaan pengembangan produksi pun lebih gampang untuk dilakukan.
Menyederhanakan SDM Yang Dibutuhkan
Beban UMK/UMR di setiap kawasan semakin tahun akan semakin berat, dan hal ini sangat sulit dihindari oleh pelaku usaha. Yang perlu dilakukan ialah melaksanakan menempatkan SDM yang sempurna jumlah dan sempurna kompetensi pada setiap fungsi kerja yang dibutuhkan.
Dengan dasar alur proses kerja yang terukur maka kita akan lebih sempurna dalam memutuskan berapa jumlah SDM yang diperlukan dan sempurna kompentensi. Efisiensi dan efektivitas dalam majajemen SDM akan diterjemahkan menjadi produktivitas yang akan diukur dari memperbandingkan hasil dan jumlah SDM yang dimiliki. Semakin sedikit SDM yang terlibat dan semakin banyak output yang dihasilkan maka produktivitas akan semakin tinggi.
Salah satu upaya menekan jumlah SDM ialah dengan pemanfaatan teknologi, baik alat maupun applikasi komputer.
Menyederhanakan Sistem Keuangan
Kesederhanaan dalam alur kerja akan membantu dalam menyederhanakan sistem keuangan perusahaan, terutama dalam penghitungan biaya produksi dan biaya proses. Menyederhanakan cara pembayaran dengan memanfaatkan teknologi perbankan terbaru juga akan memperlihatkan banyak laba dalam menekan biaya pembayaran yang tinggi.
Menyederhanakan Pemasaran
Biaya pemasaran akan menjadi beban yang berat dalam perjuangan skala UMKM, sehingga sistem dan seni administrasi pemasaran harus disederhanakan. Kemampuan dalam memahami dan mengindetifikasi customer merupakan hal yang fundamental dalam menyederhanakan upaya pemasaran. Pengelolaan data base dan analisa pasar yang akurat juga menjadi sebuah kebutuhan bagi bidang pemasaran.
Menentukan cara yang paling efisien dan efektif dalam berkomunikasi dengan pasar merupakan seni administrasi dan kebijakan yang penting bagi perjuangan skala UMKM, terkait dengan keterbatasan finansial yang dimilikinya. Hal inilah yang mendasari pentingnya pemilihan digital marketing bagi UMKM, lantaran bisa menekan biaya pemasaran yang cukup signifikan serta bisa menjangkau pasar yang lebih luas.
Efektivitas promosi melalui teknologi gosip ialah salah satu upaya untuk menyederhanakan biaya pemasaran dan promosi.
Hal-hal di atas ialah beberapa upaya penyederhanaan sistem manajeman dalam upaya menciptakan bisnis UMKM menjadi lebih bersaing dan terukur. Dan hal-hal inlah yang sering menjadi permasalahan bisnis skala UMKM, yang oleh alasannya ialah itu pemerintah memberian akomodasi pendampingan UMKM.
Beberapa UMKM yang telah memahami pentingnya sebuah administrasi yang baik bahkan telah berani memasukkan upaya perbaikan administrasi perjuangan ini sebagai investasi perjuangan mereka, sehingga mereka tidak keberatan untuk menyewa konsultan dalam membangun sistem baku mutu administrasi untuk perusahaannya.
Demikian apa yang bisa kami bagikan hari ini, biar bermanfaat dan bisa menciptakan penambahan pemahaman wacana pentingnya menyederhanakan sistem administrasi dalam usaha. Sukses!