 |
| Membangun Manajemen Yang Baik, Membangun Team Work Yang Kuat. |
Sampai di skala perjuangan kecil kita akan banyak menemukan bagaimana sistem administrasi perjuangan mereka masih sangat apa adanya. Bagaimana seorang pelaku UMKM masih bertindak sebagai "superman" yang bisa mengerjakan semuanya, mulai dari belanja materi baku, produksi hingga dengan pemasarannya. Bahkan laporan keuangan pun mereka kerjakan sendiri, sehingga waktu mereka benar-benar tersita dalam rutinitas usaha. Pertanyaannya, lantas siapa yang akan merencanakan perkembangan usahanya ke depan?
Bukan berarti mempunyai administrasi yang baik ialah mempunyai orang di setiap fungsi yang ada dalam perusahaan melainkan bahwa setiap fungsi ada yang bertanggung jawab. Idealnya memang setiap fungsi ditangani oleh 1 orang, tetapi dalam perjuangan skala UMKM hal ini masih belum memungkinkan alasannya ialah mereka sangat terbatas dalam SDM dan kemampuan finansialnya.
Kunci sukses adalam setiap administrasi ialah ada pembagian fungsi dan kerja, ada koordinasi yang rutin dan mengikat serta ada kejelasan tugas, kewenangan, kewajiban dan hak. Semakin terang fungsi dan kerjanya maka semakin memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan dan menuntaskan duduk masalah yang terjadi dalam perusahaan.
Gambar di atas memperlihatkan citra kepada teman-teman UMKM bahwa idealnya dalam setiap perusahaan mereka ada fungsi-fungsi marketing, perencanaan, produksi, HRD, keuangan dan administrasi strategis (top level manajemen). Namun dengan keterbatasan SDM yang dimiliki oleh UMKM, mereka bisa merapatkan fungsi perencanaan dengan produksi dan fungsi HR dengan keuangan hingga kemudian perusahaan berkembang dan bisa memisahkan fungsi tersebut alasannya ialah sudah ada yang menanganinya.
Pada balasannya bisnis yang dirintis oleh teman-teman UMKM akan berkembang, sehingga semenjak awal saya mulai mengingatkan kepada mereka untuk mulai membangun sistem administrasi yang baik semoga kinerja mereka menjadi solid dan terintegrasi dengan baik. Mungkin untuk ketika ini mereka belum mencicipi kebutuhannya, namun ketika mereka sudah berkembang jangan hingga langkah mereka terlambat. Keterlambatan dalam membangun administrasi bisa berdampak pada kinerja perusahaan dan juga biaya yang cukup tinggi akan dikeluarkan sebagai konsekwensi dari perusahaan administrasi yang terjadi.
Selain itu, dengan fungsi dan pembagian kerja yang terang maka kesempatan untuk membangun team work yang berpengaruh semakin terbuka. Dengan kemampuan mengelola potensi SDM yang ada serta pembagian kerja sesuai dengan kemampuan dan minat masing-masing SDM maka tidak tidak mungkin perusahaan akan mempunyai team work yang solid dan saling mendukung satu dengan yang lain.
Dalam administrasi yang baik, setiap SDM harus selalu termotivasi dengan tantangan dan penghargaan semoga kinerja mereka selalu dalam kondisi terbaik. Terlebih bila dalam membangun administrasi ini perusahaan telah mulai bisa membangun sistem baku yang tercatat sebagai fatwa kerja perusahaan. Lebih gampang membangun administrasi ketika perusahaan masih dalam kondisi kecil daripada membangun administrasi ketika perusahaan telah besar dengan jumlah SDM yang besar.
Keberadaan sistem administrasi yang telah terbukukan dengan rapi serta bisa diimplementasikan dalam kinerja rutin perusahaan merupakan asset perusahaan yang sangat berharga dan mempunyai nilai yang tinggi. Saat ini nilai perusahaan juga ditentukan oleh asset intangible berupa legalitas, paten, achievement prestasi, sistem administrasi baku, brand dan sebagainya. Perusahaan anda akan bernilai tinggi bila mempunyai sistem administrasi yang rapi dan baku. Dengan kata lain, ketika anda membangun sistem administrasi anda tidak mengerjakan sesuatu yang sia-sia, alasannya ialah anda membangun asset intangible perusahaan anda.
Semoga goresan pena singkat ini bisa membantu mengingatkan teman-teman UMKM untuk mulai menata administrasi perusahaan masing-masing. Sukses!